Todoist meets GTD

door | mei 2, 2021 | Blog, Getting organized | 0 Reacties

Geen idee waar deze titel op slaat? Loop je altijd achter de feiten aan of gaat je hart sneller kloppen van to-do lijstjes? De titel benoemt 2 life-savers als het om organiseren gaat: zowel je business, als je huishouden of persoonlijke aangelegenheden op de rit!

Aan de slag met Todoist en Getting-things-done!

Zelf heb ik een grondige hekel aan plannen, ofwel ik ben er gewoon niet zo goed in, maar sinds ik de Getting Things Done (GTD) methode heb ontdekt en deze heb geïntegreerd in mijn Todoist-app, ben ik een stuk productiever geworden!

Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt. Op Youtube vind je nog honderden filmpjes en toepassingen. Hieronder mijn versie.

Effectiviteit en creativiteit

‘Getting Things Done, the art of stress-free productivity’ (2001) is geschreven door David Allen en alom geprezen als (zakelijk)zelfhulp boek. Uitgangspunt: onze productiviteit staat sterk in verband met onze vermogens om te ontspannen. Om effectief en creatief bezig te zijn, hebben we een heldere geest nodig en zullen we onze gedachten moeten organiseren.

Toen het boek werd geschreven, bevonden we ons nog (grotendeels) in het papieren tijdperk, poststukken vielen via de brievenbus op de mat en tijdschriften bewaarde je in de krantenbak. Hoewel er reeds gebruik werd gemaakt van email, beschrijft Allen duidelijk in zijn boek dat de ideale digitale software voor zijn methode nog altijd ontbrak.

Todoist

Todoist is voor de niet-ingewijden een hele simpele app waarin je afvink lijstjes kunt maken. Zoals je ook kunt met de standaard memo-apps op je telefoon of in je Google suite. Todoist kan echter veel meer! Om te begrijpen waar ik het in dit artikel over heb, kun je het beste tijdens het lezen van dit artikel de app op je telefoon installeren en de desktop-versie op je laptop. Dan nu registreren en inloggen.

Na het openen van de software op je laptop beland je in je ‘Inbox’: hier vind je je gecreëerde to-do’s die nog niet gebonden zijn aan projecten.

Laten we eerste een paar ‘projecten’ aanmaken. Zie de balk links, klik op het plusje. Maak de volgende 3 projecten: Home, Persoonlijk en Werk. Of maak het zo gek als je zelf wilt, maar let op, ‘less is more’ en houd het overzichtelijk. Dat was immers het uitgangspunt.

Tevens zie je links het kopje ‘Labels’ staan, maak de volgende labels aan: WAITING, NEXT, SOMEDAY en REFERENCE. Houd het voor nu bij de voorgenoemde labels.

Als laatste maken we een aantal ‘Filters’:

–          Noem de filter ‘To-do’, kopieer en plak de volgende tekst in het vakje ‘filter opdracht’

@NEXT | vandaag | over tijd  

–         Doe het zelfde voor de filter  ‘Weekly review’ 

(@NEXT | @WAITING | 7 dagen | over tijd | geen deadline) & !@Reference 

–         En ‘Monthly review’  

(@SOMEDAY | 31 dagen) & !vandaag  

Fantastisch! Je bent al een heel eind als je bovenstaande voor elkaar hebt gekregen. Mocht je ergens zijn vastgelopen, lees de instructies nog eens goed door of laat gerust een berichtje achter.

Wat doen we met bovenstaande? Lees snel verder.

De methode van GTD

Ik zal de methode in een notendop uitleggen, om het perfect in de vingers te krijgen, raad ik je aan het boek te lezen.  

  • Stap 1: verzamel àlles wat je aan papier of mailtjes hebt rondslingeren. Alles waar je mogelijk nog iets mee ‘moet’ of wilt.
  • Stap 2: maak tijd vrij om door de hele stapel te gaan. Tip: tav een overvolle mailbox zie mijn blog aan over Mailbox Zero. Scheelt je een paar weken.
  • Ga niet lopen sorteren of dralen, gewoon bovenaan de stapel beginnen en naar beneden, een-voor-een.

Mocht je heel veel papier hebben, pak een 4-tal opbergbakjes (A4 formaat) en plak er de volgende labels op: WAITING, NEXT, SOMEDAY en REFERENCE.

  • Stap 3: Loop bij elk stuk papier/mail/etc het volgende stappenplan door:

          Wat is het?

          Is er een actie nodig?

–          Nee: prullenbak, label SOMEDAY of REFERENCE (om te bewaren).

–          Ja, er zijn meerdere acties nodig: maak een project aan in Todoist! Wat is de eerste actie? Ga hieronder verder.

–          Ja, er is een enkele actie nodig of ik heb al een project aangemaakt:

                        –          Snelle taak: do het!

                        –          Niet mijn taak: delegeer de het en label de taak WAITING.

                        –          Anders taak inplannen in je agenda of label het NEXT.

Nu komt het leukste: pak je Todoist app erbij en maak taken aan, typ ‘@’ om je labels te vinden en ‘#’ om de taak aan een ‘project’ toe te wijzen. Voorzie ze van een datum of maak er een terugkerende taak van, zie Todoist.com

De watermeter stand doorgeven? NEXT. Reclamefolder? Doorbladeren en in de prullenbak. Recept van je moeder? REFERENCE of inplannen voor aankomende zaterdag. Verzoek om jaarcijfers? Direct opvragen bij je accountant en taak WAITING aanmaken. De planten water geven? Wekelijks terugkerende taak inplannen. Weekend weg plannen met vrienden? Maak een project aan en creëer gelijk je volgende taak of label het SOMEDAY.

Benieuwd wat je moet doen vandaag? Klik op je ‘filter’ ‘To-do’. Wil je de week goed beginnen, je volgende acties (NEXT) inplannen en weten welke taken je had gedelegeerd (WAITING), klik je ‘Weekly review’ filter aan. Snel een overzicht van je maand of SOMEDAY’s doornemen? Klik op ‘Monthly review’.

Dit systeem werkt het beste wanneer je het zowel op papier als in je mailbox aanhoudt en toepast voor elke taak die je gedachte doorkruist. Uit het hoofd, op ‘papier’, dat geeft een opgeruimde geest!

Zoals ik al zei, je kunt het zo gek maken als je wilt. Volgende keer meer met de Eisenhouwer Matrix, REBOUND, THROUGH, PEAK en MiracleMorning!

About admin

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Related Posts

De stressreactie

De stressreactie

Stresssysteem (stress-as en sympathische reactie): waarom hebben we deze nodig en wat als deze uit balans raakt? Over de amygdala, (nor)adrenaline, cortisol, bijnieren.

Oordelen

Oordelen

Oordelen in een gesprek leiden tot weerstand en een grimmige sfeer. Herken deze communicatie-remmers! Communicatie-vaardigheden – referentiekader – waarheden.

Hulpvraagspoor

Hulpvraagspoor

Vraag je je wel eens af waarom jouw huisarts je vragen stelt als “Wat verwacht je van mij?” of “Wat zou je graag willen?” Of waarom er allemaal lastige, prikkelende vragen volgen wanneer je even komt checken of het een aft is wat je in je mond hebt? Huisartsen lijken...

Dokter ES

Welkom op mijn blog!

 

Ik schrijf graag over:

Mijn (opleidings- en praktijk)ervaringen – Over wat geluk voor mij betekent en mijn zoektocht naar geluk! – Positieve mindset en -gezondheid – Verbinding – Balans

 

Xx Esther

Mijn (inspiratie)bronnen benoem ik in mijn blogs. Mocht ik jou ook inspireren en wil je een (stukje) tekst van me lenen, drop mijn naam (dokter-ES.nl) en leuk als je me het laten weten!