Als huisarts werken we vaak met privacy gevoelige gegevens, die veilig moeten worden verzonden. Derhalve is het ouderwetse fax apparaat nog lange tijd geliefd geweest. Misschien heb ik daarom niet zoveel op met het checken van mijn mail. Mailtjes bekijk ik 2x per dag, ik doe er misschien 1x per dag iets mee en verplicht mezelf ze binnen een week af te handelen.

 

Resultaat: ik zag door de mail mijn mailbox niet meer..

 

Het rode puntje naast het mail icoontje stond op een gegeven moment op +10.000 ongelezen mails. “Dit moet anders, dit kan echt niet, maar hoe dan?”, vroeg ik mij af. “Hoe begin je aan zoiets?” De methode die ik tegenwoordig voor mijn mail hanteer is een afgeleide van de Getting Things Done methode. Een verademing!

 

 

Inbox ZERO

 

Het idee is al je inboxen te reduceren tot 0 mail, zowel je ongelezen als gelezen mail. En dit te blijven handhaven. Let op: ik gebruik mijn mail beperkt zakelijk, voor privé mail werkt dit in ieder geval fantastisch!

 

Stap 1. Verplaats al je mail tot 3 weken geleden uit al je inboxen naar het archief. Wees eerlijk, die mailtjes had je toch niet meer bekeken. En nee, ze zijn ook niet kwijt. De meeste mailprogramma’s hebben goede zoek-functies.

 

Stap 2. Maak een aantal folders aan (per mailbox):
<15 min. (<30 min. mag ook!)
>15 min. / Todoist
Waiting
Belasting/facturen (igv eigen onderneming)

 

3. Mail die je direct kunt beantwoorden beantwoord je direct. De overige mail in je inboxen verdeel je over de hierboven gemaakte mappen. Mails die je net niet direct kunt beantwoorden in de ‘<15 min.’-map. Mails die wat meer tijd vragen plan je vervolgens in! Bijvoorbeeld in je agenda. Zelf plan ik met behulp van Todoist, waarover volgende keer meer. Mails waarvan je nog op een antwoord wacht gaan in de box ‘Waiting’. Tot slot verzamel ik jaarlijks al mijn factuur-mailtjes voor de belastingaangifte in 1 box, zodat ik er geen een over het hoofd zie.

 

Et voilà! Een lege inbox in 3 stappen.

 

Goed plannen is het halve werk

 

Vanaf nu is het je nieuwe gewoonte om regelmatig al je binnenkomende mail zo mogelijk te deleten, te archiveren, gelijk te beantwoorden of naar een van je nieuwe mappen te verplaatsen.

 

Daarbij plan je een vast moment per dag / week in om de mappen ‘<15 min.’ en ‘>15 min.’ te verwerken. Deze mappen zien we ook graag leeg.

 

Binnenkort meer over plannen. Voor nu succes met je Inbox!